Correos: ¿Cómo confeccionar la etiqueta de envío certificado?

Si has optado por realizar un envío a través del sistema de correo certificado o envíos certificados, es probable que quieras o necesites saber cómo hacer o confeccionar por tu cuenta la etiqueta de envío. Por fortuna,  es posible realizar esta etiqueta a través de tu ordenador, sea del tipo que sea y de la marca que sea. Sin embargo, hay un par de cosas que necesitas saber con anticipación. Vamos allá.

El correo certificado

El correo certificado o es un  servicio de correspondencia especializado ofrecido por las agencias postales. Éste se basa en  un control más riguroso del paquete y el trayecto que éste recorre antes de arribar a manos del destinatario; para esto hacen uso de un sistema de localización, popularmente llamado por su anglicismo:  tracking, a través del cual se registra el envío desde el momento en el que queda registrado en el sistema postal.

Este servicio,  más costoso que el sevicio de correo ordinario, se encuentra disponible en casi todos los países que conforman la  Unión Postal Universal (UPU). Se suele hacer uso del correo certificado para el envío de documentos (a esto, en España, se le conoce como  burofax) y objetos de valor.

La Unión Postal Universal

La  Union Postale Universelle, o  UPU por sus siglas, es un organismo de las Naciones Unidas (ONU) cuyo objetivo consiste en  dirigir el tema de la correspondencia entre los países que la conforman para una mayor colaboración en esta materia. Esta organización  fija tarifas de envíolímites de tamaño y peso (tanto máximos como mínimos); de igual forma establece parámetros a la hora de realizar envíos y sobre los objetos que pueden o no enviarse.

Localización o  tracking

Ésta es una herramienta que adquiere utilidad e importancia conforme avanza el tiempo y mejora la tecnología, ya que dejar un paquete en otras manos suele generar un poco de desconfianza y recelo por parte del usuario del servicio; y  saber dónde se encuentra el paquete permite un estado de tranquilidad y certeza con respecto a ese asunto.

¿Cómo funciona?

En el recibo o la etiqueta entregada por parte de la agencia habrás recibido un cógido de barras junto a otro código alfanumérico.  Éste último será el código de localización.

Lo que deberás hacer será  acceder al sitio web de la agencia donde realizaste el envío y buscar algún apartado u opción que haga referencia al  localizador de envíos y, una vez allí,  introducir el código dado. Recibiremos la respuesta en pantalla sobre la ubicación de nuestro envío.

Algunas agencias cuentan con  un servicio de mensajería de texto en el cual, tras escribir a determinado número con determinado contenido previo necesario del mensaje y el código de envío, recibiremos un mensaje informando sobre la ubicación del paquete.

Estados del envío

A veces en el localizador podemos observar el estado del envío, los cuales significan:

  • Preregistrado: indica que se ha recogido el paquete en el domicilio del remitente, en caso de decidirlo así.
  • Admitido: el paquete ha sido recibido en la oficina de origen.
  • En tránsito: el paquete está en camino a la oficina destino.
  • En proceso de entrega: el paquete no ha llegado a manos de su destinatario por ausencia del mismo en la entrega a domicilio.
  • «Pendiente de ser recogido*: el paquete se encuentra en la oficina postal.

Las etiquetas de envío certificado

La parte importante de un envío certificado son las etiquetas, ya que éstas  contienen toda la información necesaria para que no haya problema ninguno con el envío en ninguna de sus fases.

Las etiquetas de envío son, en esencia,  un papel que sirve de identificador para el paquete que la posee.

¿Qué información está dispuesta en éstas?

En éstas se dispone:

  • La dirección del remitente.
  • La dirección del destinatario.
  • El peso del paquete.
  • El código de localización.
  • El logotipo o emblema del remitente (opcional).
  • Una frase del remitente al destinatario (opcional).

¿Son obligatorias?

Absolutamente.  Un envío sin etiquetas de algún tipo es completamente incapaz de llegar a su destino para fines de la agencia del servicio postal.

Cómo confeccionar etiquetas de envío certificado

Ahora bien, si has realizado tu envío desde casa y has convenido que éste sea recogido en tu domicilio, es menester que tú mismo obtengas la etiqueta de envío para tu paquete. No te preocupes, que formas te sobran.

A través de Microsoft Office Word

La aplicación por excelencia de edición de texto y realización de documentos posee también una opción para crear etiquetas de envío. Tan sólo debes seguir los siguientes pasos:

  1. Una vez creado el nuevo documento, dirígete a la pestaña Herramientas, para luego ir a Cartas y correspondencia y Sobres y etiquetas.
  2. Se mostrará una ventana, donde deberás escribir la dirección del destinatario y, más abajo, la del remitente.
  3. Una vez culminada la colocación de información, selecciona  Aceptar y podrás imprimir la etiqueta.

Ahora, para crear una etiqueta completamente desde cero, deberás:

  1. Abrir el apartado de Herramientas y luego Editor de etiquetas personalizadas  
  2. En Plantilla nueva, seleccionar un tipo de la lista desplegable Tipo de plantilla   .
  3. Colocar un nombre de menos de 50 caracteres, hacer clic en botón Crear y, luego de confirmar la información, en Aceptar .
  4. Para añadir campos, abrir la lista desplegable Campos de WorldShip, luego seleccione una categoría y luego un campo. Arrastre el campo a la ubicación deseada.
  5. Para añadir texto, escriba un texto de hasta cuarenta y cinco caracteres en el cuadro Texto personalizado y luego haga click en  Aceptar.
  6. Para insertar imágenes, hágalo de la forma tradicional en la que se insertan imágenes en Word.

Las páginas web encargadas de esto

En internet encontrarás diversas páginas web a través de las cuales podrás elaborar de manera online las etiquetas de envío. Tan sólo basta con escribir esto último en el navegador de Google y listo, podrás tener tu etiqueta.

Algunas de las más usadas son:

es.shopify.com

www.ups.com

www.labeljoy.com

soporte.correoscommerce.com

label.tec-it.com

Aplicaciones que pueden servir

De igual forma, con escribir  shipping label creator en Google Play o AppStore podrás hallar algunas aplicaciones nada pesadas que te ayudarán a crear etiquetas de envío.

La realización del envío

Finalmente, obtendrás tus etiquetas directamente del servicio postal que hayas escogido para realizar el envío, sea a través de internet o de manera presencial.